صدور فاکتور رسمی چگونه است؟

نحوه صدور فاکتور رسمی

همانطور که می دانید برای صدور فاکتور رسمی

لازم است تا از شرکت های معتبر مانند این مجموعه بخواهید تا برای شما فاکتور رسمی را صادر نمایند.

 

در مطالب قبلی شما را با دلیل صدور فاکتور های رسمی آشنا کردیم. در ادامه همراه ما باشید تا شما را با نحوه صدور فاکتور فروش آشنا کنیم.

برای تهیه فاکتور، شما باید یک سند حرفه ای ایجاد کنید که به طور خلاصه خدماتی را که برای مشتریان خود تکمیل می کنید، جزئیات تماس برای مشاغل و مشاغل مشتری خود، مبلغ بدهی برای کار شما و تاریخ سررسید فاکتور.

فاکتورها به شما امکان می دهند برای خدمات خود به مشتریان خود صورتحساب دهید و به شما کمک می کند تمام درآمدی که از کسب و کار خود به دست می آورید ردیابی کنید.

ایجاد یک الگوی فاکتور حرفه ای به شما امکان می دهد سریعتر به هدفتان برسید و زمان کمتری را برای مدیریت فرآیند صورتحساب خود صرف کنید.

[/vc_column_text]

نحوه تهیه فاکتور فروش راهنمای گام به گام

برای تهیه فاکتور از ابتدا، باید این مراحل را دنبال کنید تا اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مهمی که مشتری شما نیاز دارد را شامل می شود:

1. با اطلاعات کسب و کار خود یک سر فاکتور ایجاد کنید

در بالای فاکتور خود، اطلاعات کسب و کار خود را لیست کنید.

بنام شغل خود را وارد کنید (اگر فریلنسر هستید، این فقط ممکن است نام کامل شما باشد)، آدرس محل کار خود، شماره تلفن و آدرس ایمیل خود را وارد کنید.

اگر کسب و کار شما دارای لوگو است، آن را در عنوان قرار دهید.

 2. جزئیات تماس مشتری خود را وارد کنید

در مرحله بعد، تمام اطلاعات تماس مشتری خود را وارد کنید.

 اطمینان حاصل کنید که شماره تماس صحیح را برای دریافت فاکتور خود درج کرده اید.

 بهتر است قبل از ارسال اولین فاکتور، بهترین شماره تماس با مشتری جدید را تأیید کنید.

آدرس، شماره تلفن و آدرس شرکت را برای محل تماس خود درج کنید.

3. اطلاعات فاکتور را ارائه دهید

هر فاکتوری که ارسال می کنید باید یک شماره فاکتور منحصر به فرد داشته باشد تا به شما کمک کند فاکتورهای مختلفی را که ارسال می کنید به راحتی دنبال کنید.

سیستم شماره گذاری فاکتور را انتخاب کنید که برای شما مناسب باشد و برای جلوگیری از سردرگمی به شما کمک کند.

ساده ترین راه شماره گذاری فاکتورها این است که اولین فاکتور خود را به عنوان فاکتور 1 شروع کرده و از آنجا حساب کنید.

همچنین لارم است تا تاریخ صدور فاکتور خود را وارد کنید.

4. شرایط پرداخت خود را مشخص کنید

مهم است که در فاکتور شما لزوما مشخص شود چه زمانی و چگونه انتظار دارید مشتریان به شما پول پرداخت کنند.

تاریخ سررسید فاکتور را وارد کنید. استفاده از چرخه صورتحساب 30 روزه در بین فریلنسرها معمول است، بنابراین اگر در اول آوریل فاکتور صادر کنید، پرداخت آن 30 روز بعد یعنی 1 ماه انجام می شود.

همچنین می خواهید اطلاعات مربوط به روش های پرداختی را که می پذیرید (به عنوان مثال کارت اعتباری، چک کردن، پی پال، و غیره) درج کنید.

اگر هزینه های دیرکرد را می گیرید، به وضوح شرایط تاخیر هزینه را در فاکتور خود مشخص کنید.

5- لیست خدمات مورد نظر را وارد کنید

برای داشتن شفافیت حداکثر ممکن، درج لیست مشخصی از خدمات ارائه شده برای دوره فاکتور مهم است.

ارائه این اطلاعات به عنوان جدولی با ستون هایی که شامل آنها می باشد ساده ترین راه است.

  • خدمات ارائه شده
  • تاریخ
  • تعداد و ساعت ها
  • نرخ
  • جمع کل

6. لیست مالیات های قابل اجرا

مالیاتی که از مشتری می گیرید بسته به مکان و نوع تجارت شما متفاوت خواهد بود.

بهتر است از طریق اداره مالیات محلی خود تحقیق کنید تا بفهمید چه میزان مالیات باید از مشتریان خود بگیرید.

7. اضافه کردن یادداشت ها را در نظر بگیرید

.اگرچه لازم نیست، ممکن است بخواهید در انتهای فاکتور خود یادداشتی اضافه کنید که شامل یک پیام تشکرآمیز دوستانه برای مشتری شما باشد.

نحوه ایجاد فاکتور رسمی به صورت رایگان

برای ایجاد فاکتور فروش به صورت رایگان، فاکتور خود را با استفاده از Microsoft Word،Microsoft Excel یا Google Docs تهیه کنید.

می توانید از یک الگوی فاکتور premade ارائه شده توسط برنامه ای که انتخاب می کنید استفاده کنید، یا می توانید فاکتور خود را از ابتدا بسازید.

برای تهیه یک فاکتور رسمی رایگان که به نظر حرفه ای و منحصر به فرد است، می توانید قالب های فاکتور رایگان را بصورت آنلاین بارگیری کنید که سپس می توانید آنها را متناسب با تجارت کوچک خود شخصی سازی کنید.

قالب فاکتور مناسب چیست؟

در اینجا قالب بندی مناسب فاکتور آورده شده است:

  • اطلاعات کسب و کار شما در بالای فاکتور به عنوان یک عنوان ظاهر می شود.
  • در مرحله بعدی، جزئیات صورتحساب مشتری شما به وضوح در زیر اطلاعات کسب و کار شما ذکر شده است.
  • در کنار جزئیات صورتحساب مشتری، شماره فاکتور، تاریخ صدور و تاریخ سررسید پرداخت را درج کنید.
  • اطمینان حاصل کنید که کل فاکتور در قسمت بالای فاکتور شما با حروف بزرگ درج شده است تا مشتریان بتوانند به راحتی بدهی های شما را ببینند.
  • لیست مختصری از خدمات ارائه شده را با شرح مختصر، هزینه، مقدار یا ساعتها و مبلغ فرعی در آن وارد کنید.
  • کل مبلغ بدهی را به همراه مالیات های قابل اجرا در پایین فاکتور درج کنید.

چگونه می توان در Microsoft Word فاکتور ایجاد کرد؟

Microsoft Word برای ساخت اولین فاکتور، خود از قالب های فاکتور آسان برای استفاده و کاربرد حرفه ای استفاده می کند.

اگر با این نرم افزار آشنا باشید، این می تواند محل شروع خوبی برای صاحبان مشاغل تازه وارد فاکتور باشد.

این به عنوان یک راه کار ساخت فاکتور مبتنی بر cloud ساده و خودکار نیست، اما برای اولین قدم خوب است.

در اینجا نحوه ایجاد فاکتور در Microsoft Word آورده شده است:

  • در Word، روی منوی File کلیک کرده و گزینه New From Template را انتخاب کنید.
  • از نوار جستجو در گوشه بالا سمت راست استفاده کنید و “فاکتور” را جستجو کنید.
  • الگوی فاکتور مورد نظر برای استفاده را از گزینه های ارائه شده انتخاب کنید.
  • عنوان را با اطلاعات و نشان تجاری خود سفارشی کنید.
  • جزئیات تماس مشتری خود را وارد کنید.
  • شماره فاکتور، تاریخ صدور، سررسید و شرایط پرداخت را به روشنی مشخص کنید.
  • تمام خدماتی را که برای مشتری ارائه کرده اید با شرح، هزینه های مربوط به هر مورد، مالیات و زیر مجموعه ها جزئیات دهید.
  • مبلغ کل بدهی فاکتور را به صورت درشت وارد کنید.
  • یک پاورقی را با هر یادداشتی که می خواهید اضافه کنید، مانند پیام کوتاه تشکر، اضافه کنید.

نحوه تهیه فاکتور حرفه ای

برای تهیه یک فاکتور حرفه ای، می توانید نرم افزار صورتحساب مبتنی بر cloud را خریداری کنید.

نرم افزار فاکتور گزینه های بیشتر و پشتیبانی بیشتری برای ایجاد و ردیابی فاکتورهای شما فراهم می کند.

در اینجا چند مزیت راه کار های صورتحساب مبتنی بر cloud وجود دارد:

گزینه های سفارشی سازی بیشتر

نرم افزار فاکتور گزینه های سفارشی سازی بیشتری را در اختیار شما قرار می دهد که می تواند به ایجاد هویت برند شما کمک کند.

شما می توانید فونت ها و طرح های رنگی را سفارشی کنید، سبک فاکتور خود را تغییر دهید و آرم ها را در آن قرار دهید.

قبض آسان تر و پرداخت سریعتر

اطلاعات صورتحساب مشتری شما در سیستم ذخیره می شود و شماره فاکتور به طور خودکار تولید می شود، بنابراین می توانید با استفاده از نرم افزار صورتحساب مبتنی بر cloud، فاکتورها را سریعتر ایجاد کنید.

نرم افزار فاکتور همچنین به مشتریان امکان پرداخت مستقیم از فاکتور را می دهد، بنابراین می توانید سریعتر حقوق دریافت کنید.

فروش خود را پیگیری کنید

نرم افزار فاکتور ساز تمام فاکتورهای گذشته شما را ذخیره می کند و داشبوردی ارائه می دهد که به شما کمک می کند تا به راحتی فروش خود را پیگیری کنید.

شما قادر خواهید بود فاکتورهای پرداخت شده، فاکتورهای معوقه خود را در یک مکان ببینید.

دسترسی از هرجای دیگر

راه حل های مبتنی بر Cloud به شما امکان می دهند از هرجایی به فاکتورهای خود دسترسی داشته باشید، زیرا در دستگاه خاصی ذخیره نشده اند.

می توانید برای ایجاد فاکتور یا ثبت هزینه پرداخت از خانه، دستگاه همراه یا دفتر خود، به حساب خود وارد شوید.

افزایش امنیت

صورتحساب مبتنی بر cloud محافظت بیشتری از رمزگذاری داده ارائه می دهد، که باعث می شود همه اطلاعات کسب و کار و مشتری شما ایمن باشد.

بیشتر راه حل های مبتنی بر cloud از ذخیره اطلاعات صورتحساب در رایانه محل کار شما ایمن ترند.

گزارش ساده

نرم افزار حسابداری مبتنی بر cloud توانایی تولید سریع گزارش را برای شما فراهم می کند تا دید واضحی از امور اقتصادی خود داشته باشید.

شما می توانید فروش خود را در دوره های مختلف مقایسه کنید و فاکتورهای پرداخت نشده را به راحتی کنترل کنید.

دلایل صدور فاکتور رسمی

بما قبلاً این را گفته ایم و باز خواهیم گفت، صاحبان مشاغل کوچک ما به شما سلام می دهیم.

داشتن اشتیاق، برای تاسیس مشاغل شخصی شما کار کمی نیست و شما به خوبی می دانید که این امر باعث چرخش مداوم می شود و فاکتور گرفتن احتمالاً یکی از آنهاست.

بنابراین، اگر می خواهید جهشی به دنیای فاکتور ها بردارید، یا حتی اگر قبلاً فاکتور را در محل خود دریافت کرده اید و به دنبال راه هایی برای بهبود تنظیمات موجود خود هستید، در اینجا چند دلیل را مرور خواهیم کرد چرا صورتحساب می تواند برای تجارت کوچک شما بسیار مفید باشد، این کار زندگی شما را به عنوان صاحب مشاغل آسان تر می کند.

1.فاکتورها مشتری را راضی نگه می دارند

و چه کسی این را نمی خواهد؟ اگر فاکتور ارائه دهید، پس از ارائه خدمتی، اتمام کار و غیره، به مشتری خود اجازه پرداخت می دهید و این باعث راحتی کار او می شود.

بنابراین با ارائه فاکتور به مشتری خود راهی مناسب برای پرداخت می دهید.

نه تنها این، بلکه به آنها کمک می کنید تا وقتی که در این کار هستید، امور مالی خود را حفظ کنند.

فاکتورها حاوی اطلاعاتی در مورد آنچه خریداری شده است، چه زمانی، با چه قیمتی، هر گونه هزینه دیرکرد و غیره، و این اطلاعات بسیار مفیدی برای مصرف کنندگان هم در آینده است که نوبت به نگه داشتن پول نقد آنها می رسد.

2. حرفه ای عمل کنید

باور کنید یا نکنید، صدور فاکتور می تواند به ایجاد سطح اعتماد بین شما و مشتریان کمک کند زیرا نشان می دهد که تجارت شما، هرچند اندک، یک ماشین با سیستم های حرفه ای است و مانند فاکتورها پردازش می کند.

یک فاکتور مناسب به خوبی به شما کمک می کند تا در میان مردم متمایز شوید و این چیزی است که مشاغل کوچک اغلب فراموش می کنند که به شما یک مزیت رقابتی می دهد.

به یاد داشته باشید، هر زمان که با مشتریان خود ارتباط برقرار می کنید، بخشی از تجربه مشتری آنها با تجارت شماست، بنابراین یک فاکتور درجه یک فرصتی برای ایجاد بهترین حالت ممکن است.

3. مزایای قانونی

شما از نظر قانونی نیز موظف به ارائه فاکتور رسمی هستید.

اما اگر در موقعیتی باشید که مشتری به شما پول پرداخت نکند، علی رغم تلاش های متعدد برای تعقیب، فاکتور اولیه شما به عنوان اثبات قانونی انجام خدمات توافق شده عمل می کند.

4- آنها پاداش یک برند هستند

ما قبلاً به تجربه مشتری اشاره کردیم و برند تجاری می تواند سهم بزرگی در بهینه سازی این امر داشته باشد.

شما ممکن است بلافاصله فاکتورها را به عنوان نوعی بازاریابی یا برند تجاری تصور نکنید، اما اگر به درستی عمل کنید می توانید از ارائه فاکتور سود زیادی به دست آورید.

تصویر نام تجاری،

تایپوگرافی، و

لوگو .

وقتی همه این موارد را دیدید، مطمئن شوید که در تمام نقاط تماس با مشتریان شما جریان دارد، از جمله روی فاکتورها، وب سایت، پوسترها و غیره.

5. فاکتور فروش به شما کمک می کنند حقوق دریافت کنید

برای صاحب مشاغل، هیچ چیز بدتر از تعقیب پولی نیست که به شما بدهکار هستند و فاکتورها می توانند به شما کمک کنند تا از این سناریوی ناخوشایند جلوگیری کنید، زیرا در آنها موارد زیر قید شده است:

تاریخ صدور،

نام تجاری و اطلاعات تماس ،

خرابی محصول یا خدمات ،

مبلغ کل ،

جزئیات نحوه پرداخت، و

هزینه های تأخیر پرداخت.

نه تنها این، بلکه تقسیم هزینه های بالقوه برای پرداخت های معوقه انگیزه خوبی برای پرداخت به موقع مشتریان شما خواهد بود.

بعلاوه، اگر سیستم فاکتورگیری آنلاین را انتخاب می کنید، می توانید با فشار دادن یک دکمه پرداخت های سریع را دنبال کنید و این کار به شما کمک می کند تا سریع تر کارتان را انجام دهید.

[/vc_column_inner]
[/vc_row_inner][/vc_column][/vc_row]

صفر تا صد فاکتور رسمی

فاکتور رسمی چیست؟

یک فاکتور باید دارای چه مشخصاتی باشد تا مورد تایید دارایی قرار بگیرد؟

به هر سند و یا مدرکی که مثلا دست نویس ، کاغذ یا کامپیوتری شده باشد و برای تاییدیه ای در یک معامله بین فروشنده و خریدار امضا شود فاکتور رسمی می گویند.

در حقیقت این فاکتور، فاکتوری بوده که تاییدیه سازمان امور مالیاتی را دارد.

چه فاکتوری مورد تایید دارایی است؟

هر سندی که برای فاکتور در یک معامله از طرف فروشنده به خریدار به وسیله مهر یا امضا تحویل داده شده و سند های آن به وسیله یکی از طرفین به اموردارایی ارائه گردد رسمی می باشد و برای طرفین قرار داد می تواند حقی را فراهم کند.

بنابراین رسمی شدن فاکتور را پذیرش آن توسط سازمان امورمالیاتی معلوم می کند.

مشخصات صورتحساب مورد تایید امور دارایی در ماده ۱۹ قانون مالیات بر افزوده ذکر شده است.

بر اساس ماده ۱۴۷ قانون مالیت های مستقیم هزينه ‌های مورد قبول جهت تشخيص درآمد مشمول ‌ماليات به شرحي که ضمن مقررات اين قانون مقرر مي‌گردد عبارت ‌است از هزينه ‌هایی که در حدود متعارف متکي به مدارک می باشند و منحصراً مربوط به تحصيل درآمد مؤسسه در دوره مالي مربوط با رعايت حد نصاب‌های مقرر هستند.

هنگامی که هزينه‌ ای در اين ‌قانون پيش ‌بيني نشده يا بيش از نصاب‌ های مقرر در اين قانون باشد اما پرداخت آن به موجب قانون و يا مصوبه هيأت وزيران انجام ‌گرفته باشد، قابل قبول می باشد.

همچنین لازم به ذکر است که در ماده ۱۴۸ قانون مالیاتهای مستقیم هم به در مورد انواع هزینه‌ های قابل قبول از نظر کفایت مدارک و مستندات و چه از نظر عرف توضیح داده شده است.

فرق بین فاکتور رسمی و غیر رسمی در چیست ؟

برخی ر مورد فاکتور های رسمی تعریف های پیچیده ای ارائه می دهند. اما ما می خواهیم به ساده ترین شکل ممکن این نوع فاکتور ها را به شما معرفی کنیم. به طور کلی برخی افراد مانند مامورین خرید و حسابدارن که در واحد های اقتصادی با فاکتور های رسمی سر و کار دارند.

فاکتوری که بر اساس قانون های وزارت امور اقتصاد و همچنین دارایی تنظیم شده باشد و مورد تایید قرار گرفته باشد را فاکتور رسمی می نامند.

همچنین به فاکتور هایی که فقط جهت اطلاع مشتری صادر می گردد و قوانین دارایی در آن لحاظ نشده باشد را فاکتور غیر رسمی می گویند. که دقیقا به همین خاطر هم ارائه فاکتور غیر رسمی به وزارت دارایی ممکن نیست.

اگر نیاز به خریدهای روزانه برای شرکت خود داشته باشیم باید چه کار کنیم؟

دریافت فاکتور رسمی معتبر و عدم استفاده از فاکتورهای صوری برای خریدهای خرد و کوچک، درست مانند خریدهای نکته بسیار مهمی است.

از این رو به منظور این کار می توانید یک فروشنده مطمئن که تمامی گواهینامه ‌های لازم را داشته باشد را بررسی نمایید و با خیال راحت هر چیز که می خواهید را به وی بسپارید. همچنین فروشگاه اینترنتی سفارش اداری می تواند یکی از گزینه‌ های شما باشد.

چه افرادی باید فاکتور رسمی صادر کنند؟

اولین سوال رایج درباره ی الزام صدور این فاکتور است. برخی افراد این باور اشتباه را دارند که صدور فاکتور رسمی تنها برای واحد های اقتصادی بزرگ و شرکت ها است که این باور غلط است.

صدور فاکتور رسمی برای خریداران در تمام واحد های اقتصادی کوچک و بزرگ که شامل قانون مالیات بر ارزش افزوده میشوند لازم است. در واقع فرقی ندارد که مخاطب کالای شما واحد اقتصادی یا شخص حقیقی باشد و یا اینکه مبلغ محصول شما زیاد یا کم است به هر شکل اگر شامل نظام مالیات بر ارزش افزوده باشید می بایست در مقابل پرداخت مبلغ محصول به مشتریانتان فاکتور رسمی ارائه کنید.

چگونه فاکتور صوری توسط سازمان امور مالیاتی کشف می شود؟

فاکتور صوری یک فاکتور غیر قانونی است که به منظور عملیات حساب سازی مورد استفاده قرار می گیرد.
متاسفانه بعضی از بنگاه های تجاری بدون توجه کردن به این نکته خطر ساز و مهم، اقدام به استفاده کردن از این فاکتور ها می کنند.

چه کنترل هایی سازمان امور مالیاتی برای کشف فاکتور های صوری انجام می دهد؟

  1. ارائه کننده کالا و خدمات را کنترل نموده تا متوجه شود که شرکت صوری نباشد.
  2. کنترل می کنند که فروشنده خدمات و کالا، از واحد تجاری منحل شده و یا غیرفعال فاکتور صادر نکرده و شناسه ملی خود را صحیح اعلام کرده باشد.
  3. کنترل اعتبار گواهی ارزش افزوده
  4. کنترل فعالیت صادر کننده فاکتور با کالا و خدماتی که در فاکتور ذکر شده و متناسب بودن آنها با یکدیگر
  5. کنترل مستندهای حمل مثل بارنامه جاده ای، بیجک و…
  6. کنترل مستندات پرداخت مانند کپی چکهای بانکی، فیشهای واریزی و…

در فاکتور های رسمی یک قسمت نوشته شده است که شامل موارد زیر می باشد:

  • کد کالا
  • شرح کالا یا خدمات
  • تعداد
  • واحد اندازه گیری
  • مبلغ
  • مبلغ کل
  • مبلغ تخفیف
  • مبلغ کل پس از تخفیف
  • جمع مالیات و عوارض
  • جمع مبلغ کل به علاوه جمع مالیات و عوارض
  • شرایط و نحوه فروش ( که به صورت نقدی یا غیر نقدی است )

لازم به ذکر است دقت در اجرای قانون نکته بسیار مهم می باشد و هرگز نباید قوانین مربوطه را از یاد ببرید.

قانون مالیات های مستقیم با اصلاحاتی که بر روی آن انجام شده است منبع بسیار خوبی برای مودیان خواهد بود تا بتوانند پاسخ سوالات خود را دریافت کنند. بنابراین هرگز سعی نکنید که خلاف جهت اداره مالیات و دارایی حرکت کنید، انجام این کار جریمه های بسیار سنگین تر از مبالغ مالیاتی را خواهد داشت.