برای تهیه فاکتور از ابتدا، باید این مراحل را دنبال کنید تا اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مهمی که مشتری شما نیاز دارد را شامل می شود:

1. با اطلاعات کسب و کار خود یک سر فاکتور ایجاد کنید

در بالای فاکتور خود، اطلاعات کسب و کار خود را لیست کنید.

بنام شغل خود را وارد کنید (اگر فریلنسر هستید، این فقط ممکن است نام کامل شما باشد)، آدرس محل کار خود، شماره تلفن و آدرس ایمیل خود را وارد کنید.

اگر کسب و کار شما دارای لوگو است، آن را در عنوان قرار دهید.

 2. جزئیات تماس مشتری خود را وارد کنید

در مرحله بعد، تمام اطلاعات تماس مشتری خود را وارد کنید.

 اطمینان حاصل کنید که شماره تماس صحیح را برای دریافت فاکتور خود درج کرده اید.

 بهتر است قبل از ارسال اولین فاکتور، بهترین شماره تماس با مشتری جدید را تأیید کنید.

آدرس، شماره تلفن و آدرس شرکت را برای محل تماس خود درج کنید.

3. اطلاعات فاکتور را ارائه دهید

هر فاکتوری که ارسال می کنید باید یک شماره فاکتور منحصر به فرد داشته باشد تا به شما کمک کند فاکتورهای مختلفی را که ارسال می کنید به راحتی دنبال کنید.

سیستم شماره گذاری فاکتور را انتخاب کنید که برای شما مناسب باشد و برای جلوگیری از سردرگمی به شما کمک کند.

ساده ترین راه شماره گذاری فاکتورها این است که اولین فاکتور خود را به عنوان فاکتور 1 شروع کرده و از آنجا حساب کنید.

همچنین لارم است تا تاریخ صدور فاکتور خود را وارد کنید.

4. شرایط پرداخت خود را مشخص کنید

مهم است که در فاکتور شما لزوما مشخص شود چه زمانی و چگونه انتظار دارید مشتریان به شما پول پرداخت کنند.

تاریخ سررسید فاکتور را وارد کنید. استفاده از چرخه صورتحساب 30 روزه در بین فریلنسرها معمول است، بنابراین اگر در اول آوریل فاکتور صادر کنید، پرداخت آن 30 روز بعد یعنی 1 ماه انجام می شود.

همچنین می خواهید اطلاعات مربوط به روش های پرداختی را که می پذیرید (به عنوان مثال کارت اعتباری، چک کردن، پی پال، و غیره) درج کنید.

اگر هزینه های دیرکرد را می گیرید، به وضوح شرایط تاخیر هزینه را در فاکتور خود مشخص کنید.

5- لیست خدمات مورد نظر را وارد کنید

برای داشتن شفافیت حداکثر ممکن، درج لیست مشخصی از خدمات ارائه شده برای دوره فاکتور مهم است.

ارائه این اطلاعات به عنوان جدولی با ستون هایی که شامل آنها می باشد ساده ترین راه است.

• خدمات ارائه شده
• تاریخ
• تعداد و ساعت ها
• نرخ
• جمع کل

6. لیست مالیات های قابل اجرا

مالیاتی که از مشتری می گیرید بسته به مکان و نوع تجارت شما متفاوت خواهد بود.

بهتر است از طریق اداره مالیات محلی خود تحقیق کنید تا بفهمید چه میزان مالیات باید از مشتریان خود بگیرید.

7. اضافه کردن یادداشت ها را در نظر بگیرید

.اگرچه لازم نیست، ممکن است بخواهید در انتهای فاکتور خود یادداشتی اضافه کنید که شامل یک پیام تشکرآمیز دوستانه برای مشتری شما باشد.

برای ایجاد فاکتور فروش به صورت رایگان، فاکتور خود را با استفاده از Microsoft Word،Microsoft Excel یا Google Docs تهیه کنید.

می توانید از یک الگوی فاکتور premade ارائه شده توسط برنامه ای که انتخاب می کنید استفاده کنید، یا می توانید فاکتور خود را از ابتدا بسازید.

برای تهیه یک فاکتور رسمی رایگان که به نظر حرفه ای و منحصر به فرد است، می توانید قالب های فاکتور رایگان را بصورت آنلاین بارگیری کنید که سپس می توانید آنها را متناسب با تجارت کوچک خود شخصی سازی کنید.

قالب فاکتور مناسب چیست؟

در اینجا قالب بندی مناسب فاکتور آورده شده است:

• اطلاعات کسب و کار شما در بالای فاکتور به عنوان یک عنوان ظاهر می شود.
• در مرحله بعدی، جزئیات صورتحساب مشتری شما به وضوح در زیر اطلاعات کسب و کار شما ذکر شده است.
• در کنار جزئیات صورتحساب مشتری، شماره فاکتور، تاریخ صدور و تاریخ سررسید پرداخت را درج کنید.
• اطمینان حاصل کنید که کل فاکتور در قسمت بالای فاکتور شما با حروف بزرگ درج شده است تا مشتریان بتوانند به راحتی بدهی های شما را ببینند.
• لیست مختصری از خدمات ارائه شده را با شرح مختصر، هزینه، مقدار یا ساعتها و مبلغ فرعی در آن وارد کنید.
• کل مبلغ بدهی را به همراه مالیات های قابل اجرا در پایین فاکتور درج کنید.

چگونه می توان در Microsoft Word فاکتور ایجاد کرد؟

Microsoft Word برای ساخت اولین فاکتور، خود از قالب های فاکتور آسان برای استفاده و کاربرد حرفه ای استفاده می کند.

اگر با این نرم افزار آشنا باشید، این می تواند محل شروع خوبی برای صاحبان مشاغل تازه وارد فاکتور باشد.

این به عنوان یک راه کار ساخت فاکتور مبتنی بر cloud ساده و خودکار نیست، اما برای اولین قدم خوب است.

در اینجا نحوه ایجاد فاکتور در Microsoft Word آورده شده است:

• در Word، روی منوی File کلیک کرده و گزینه New From Template را انتخاب کنید.
• از نوار جستجو در گوشه بالا سمت راست استفاده کنید و “فاکتور” را جستجو کنید.
• الگوی فاکتور مورد نظر برای استفاده را از گزینه های ارائه شده انتخاب کنید.
• عنوان را با اطلاعات و نشان تجاری خود سفارشی کنید.
• جزئیات تماس مشتری خود را وارد کنید.
• شماره فاکتور، تاریخ صدور، سررسید و شرایط پرداخت را به روشنی مشخص کنید.
• تمام خدماتی را که برای مشتری ارائه کرده اید با شرح، هزینه های مربوط به هر مورد، مالیات و زیر مجموعه ها جزئیات دهید.
• مبلغ کل بدهی فاکتور را به صورت درشت وارد کنید.
• یک پاورقی را با هر یادداشتی که می خواهید اضافه کنید، مانند پیام کوتاه تشکر، اضافه کنید.

نحوه تهیه فاکتور حرفه ای

برای تهیه یک فاکتور حرفه ای، می توانید نرم افزار صورتحساب مبتنی بر cloud را خریداری کنید.

نرم افزار فاکتور گزینه های بیشتر و پشتیبانی بیشتری برای ایجاد و ردیابی فاکتورهای شما فراهم می کند.

در اینجا چند مزیت راه کار های صورتحساب مبتنی بر cloud وجود دارد:

گزینه های سفارشی سازی بیشتر

نرم افزار فاکتور گزینه های سفارشی سازی بیشتری را در اختیار شما قرار می دهد که می تواند به ایجاد هویت برند شما کمک کند.

شما می توانید فونت ها و طرح های رنگی را سفارشی کنید، سبک فاکتور خود را تغییر دهید و آرم ها را در آن قرار دهید.

قبض آسان تر و پرداخت سریعتر

اطلاعات صورتحساب مشتری شما در سیستم ذخیره می شود و شماره فاکتور به طور خودکار تولید می شود، بنابراین می توانید با استفاده از نرم افزار صورتحساب مبتنی بر cloud، فاکتورها را سریعتر ایجاد کنید.

نرم افزار فاکتور همچنین به مشتریان امکان پرداخت مستقیم از فاکتور را می دهد، بنابراین می توانید سریعتر حقوق دریافت کنید.

فروش خود را پیگیری کنید

نرم افزار فاکتور ساز تمام فاکتورهای گذشته شما را ذخیره می کند و داشبوردی ارائه می دهد که به شما کمک می کند تا به راحتی فروش خود را پیگیری کنید.

شما قادر خواهید بود فاکتورهای پرداخت شده، فاکتورهای معوقه خود را در یک مکان ببینید.

دسترسی از هرجای دیگر

راه حل های مبتنی بر Cloud به شما امکان می دهند از هرجایی به فاکتورهای خود دسترسی داشته باشید، زیرا در دستگاه خاصی ذخیره نشده اند.

می توانید برای ایجاد فاکتور یا ثبت هزینه پرداخت از خانه، دستگاه همراه یا دفتر خود، به حساب خود وارد شوید.

افزایش امنیت

صورتحساب مبتنی بر cloud محافظت بیشتری از رمزگذاری داده ارائه می دهد، که باعث می شود همه اطلاعات کسب و کار و مشتری شما ایمن باشد.

بیشتر راه حل های مبتنی بر cloud از ذخیره اطلاعات صورتحساب در رایانه محل کار شما ایمن ترند.

گزارش ساده

نرم افزار حسابداری مبتنی بر cloud توانایی تولید سریع گزارش را برای شما فراهم می کند تا دید واضحی از امور اقتصادی خود داشته باشید.

شما می توانید فروش خود را در دوره های مختلف مقایسه کنید و فاکتورهای پرداخت نشده را به راحتی کنترل کنید.

بما قبلاً این را گفته ایم و باز خواهیم گفت، صاحبان مشاغل کوچک ما به شما سلام می دهیم.

داشتن اشتیاق، برای تاسیس مشاغل شخصی شما کار کمی نیست و شما به خوبی می دانید که این امر باعث چرخش مداوم می شود و فاکتور گرفتن احتمالاً یکی از آنهاست.

بنابراین، اگر می خواهید جهشی به دنیای فاکتور ها بردارید، یا حتی اگر قبلاً فاکتور را در محل خود دریافت کرده اید و به دنبال راه هایی برای بهبود تنظیمات موجود خود هستید، در اینجا چند دلیل را مرور خواهیم کرد چرا صورتحساب می تواند برای تجارت کوچک شما بسیار مفید باشد، این کار زندگی شما را به عنوان صاحب مشاغل آسان تر می کند.

1.فاکتورها مشتری را راضی نگه می دارند

و چه کسی این را نمی خواهد؟ اگر فاکتور ارائه دهید، پس از ارائه خدمتی، اتمام کار و غیره، به مشتری خود اجازه پرداخت می دهید و این باعث راحتی کار او می شود.

بنابراین با ارائه فاکتور به مشتری خود راهی مناسب برای پرداخت می دهید.

نه تنها این، بلکه به آنها کمک می کنید تا وقتی که در این کار هستید، امور مالی خود را حفظ کنند.

فاکتورها حاوی اطلاعاتی در مورد آنچه خریداری شده است، چه زمانی، با چه قیمتی، هر گونه هزینه دیرکرد و غیره، و این اطلاعات بسیار مفیدی برای مصرف کنندگان هم در آینده است که نوبت به نگه داشتن پول نقد آنها می رسد.

2. حرفه ای عمل کنید

باور کنید یا نکنید، صدور فاکتور می تواند به ایجاد سطح اعتماد بین شما و مشتریان کمک کند زیرا نشان می دهد که تجارت شما، هرچند اندک، یک ماشین با سیستم های حرفه ای است و مانند فاکتورها پردازش می کند.

یک فاکتور مناسب به خوبی به شما کمک می کند تا در میان مردم متمایز شوید و این چیزی است که مشاغل کوچک اغلب فراموش می کنند که به شما یک مزیت رقابتی می دهد.

به یاد داشته باشید، هر زمان که با مشتریان خود ارتباط برقرار می کنید، بخشی از تجربه مشتری آنها با تجارت شماست، بنابراین یک فاکتور درجه یک فرصتی برای ایجاد بهترین حالت ممکن است.

3. مزایای قانونی

شما از نظر قانونی نیز موظف به ارائه فاکتور رسمی هستید.

اما اگر در موقعیتی باشید که مشتری به شما پول پرداخت نکند، علی رغم تلاش های متعدد برای تعقیب، فاکتور اولیه شما به عنوان اثبات قانونی انجام خدمات توافق شده عمل می کند.

4- آنها پاداش یک برند هستند

ما قبلاً به تجربه مشتری اشاره کردیم و برند تجاری می تواند سهم بزرگی در بهینه سازی این امر داشته باشد.

شما ممکن است بلافاصله فاکتورها را به عنوان نوعی بازاریابی یا برند تجاری تصور نکنید، اما اگر به درستی عمل کنید می توانید از ارائه فاکتور سود زیادی به دست آورید.

تصویر نام تجاری،

تایپوگرافی، و

لوگو .

وقتی همه این موارد را دیدید، مطمئن شوید که در تمام نقاط تماس با مشتریان شما جریان دارد، از جمله روی فاکتورها، وب سایت، پوسترها و غیره.

5. فاکتور فروش به شما کمک می کنند حقوق دریافت کنید

برای صاحب مشاغل، هیچ چیز بدتر از تعقیب پولی نیست که به شما بدهکار هستند و فاکتورها می توانند به شما کمک کنند تا از این سناریوی ناخوشایند جلوگیری کنید، زیرا در آنها موارد زیر قید شده است:

تاریخ صدور،

نام تجاری و اطلاعات تماس ،

خرابی محصول یا خدمات ،

مبلغ کل ،

جزئیات نحوه پرداخت، و

هزینه های تأخیر پرداخت.

نه تنها این، بلکه تقسیم هزینه های بالقوه برای پرداخت های معوقه انگیزه خوبی برای پرداخت به موقع مشتریان شما خواهد بود.

بعلاوه، اگر سیستم فاکتورگیری آنلاین را انتخاب می کنید، می توانید با فشار دادن یک دکمه پرداخت های سریع را دنبال کنید و این کار به شما کمک می کند تا سریع تر کارتان را انجام دهید.